Uw data op onze eigen server. Nergens anders.
Audio verlaat de EU niet. Nooit. Elke technische beslissing is genomen vanuit een vraag: "Kan ik mijn CISO precies vertellen waar de data naartoe gaat?" Het antwoord is ja.
Audio wordt verwerkt op onze eigen server in een Hetzner datacenter in Duitsland (ISO 27001). Er gaat geen audio of transcript naar de Verenigde Staten.
Waar je data naartoe gaat
Opname op je apparaat
Audio wordt lokaal opgeslagen op je telefoon of laptop. Er wordt niets gestreamd tijdens de opname.
Versleutelde upload
Audio wordt via TLS 1.3 versleuteld verzonden naar Cloudflare R2 opslag in West-Europa.
Transcriptie op eigen server
Whisper draait op onze eigen server in een Hetzner datacenter in Duitsland. Audio wordt na transcriptie direct verwijderd van de server.
Samenvatting door lokale AI
Onze AI draait op dezelfde server in Duitsland. Alleen tekst wordt verwerkt, nooit audio. Geen externe AI providers.
Hoe wij fundamenteel anders werken
| Aspect | Otter.ai | Fireflies | Transcribeer.nl |
|---|---|---|---|
| Audio verwerking | Verenigde Staten | Verenigde Staten | Duitsland |
| AI provider | Eigen (VS) | Eigen (VS) | Eigen server (DE) |
| Schrems II exposure | Ja (alle data) | Ja (alle data) | Beperkt (geen audio/transcripten) |
| CLOUD Act exposure | Ja (alle data) | Ja (alle data) | Beperkt (geen audio/transcripten) |
| Audio retentie | Onbepaald | Onbepaald | Max 30 dagen |
| Verwerkersovereenkomst | Enterprise only | Enterprise only | Standaard |
AVG-compliant by design
Rechtsgrond
Gerechtvaardigd belang (Art. 6.1.f AVG), niet toestemming. Toestemming als voorwaarde voor vergaderdeelname is juridisch ongeldig.
Opnamerecht
Art. 139a Wetboek van Strafrecht: eenpartijtoestemming. Als je deelneemt, mag je opnemen. Wij adviseren altijd: informeer deelnemers vooraf.
Data minimalisatie
Audio wordt niet gestreamd tijdens opname. Whisper bewaart audio niet na transcriptie. AI ontvangt alleen tekst, nooit audio.
Retentiebeleid
Audio: max 30 dagen. Transcript: zolang account actief. Logs: 7 dagen. Gebruiker kan audio op elk moment handmatig verwijderen.
Rechten van betrokkenen
Inzage
Export transcript + samenvatting als PDF/DOCX
Rectificatie
Transcript bewerkbaar in de app
Verwijdering
Een-klik delete van audio + transcript + samenvatting
Overdraagbaarheid
Export in machine-leesbaar formaat (JSON)
Bezwaar
Via informatiescript voor meeting en via account settings
Sub-processors
Cloudflare (Cloudflare, Inc.)
Functie: CDN, Workers, R2 opslag, Queues
Locatie: EU (West-Europa)
Verwerkt: Versleutelde audio (tijdelijk), API requests
Hetzner (Hetzner Online GmbH)
Functie: VPS hosting
Locatie: Duitsland
Verwerkt: Audio (tijdelijk) + tekst (Whisper + Qwen)
Expo (Expo, Inc.)
Functie: Push notifications
Locatie: VS
Verwerkt: Push token + notificatie-titel (geen audio, geen transcripten)
Resend (Resend, Inc.)
Functie: Transactionele email
Locatie: VS
Verwerkt: Email-adres
Geen externe AI providers. Geen Anthropic, geen OpenAI, geen Google.
Cloudflare, Expo en Resend zijn Amerikaanse bedrijven. Audio en transcripten worden uitsluitend verwerkt binnen de EU (Cloudflare EU region, Hetzner Duitsland). Alleen push notificatie-titels en email-adressen worden verwerkt via Expo en Resend. Er gaat geen audio of transcript-inhoud naar de VS.
Cookiebeleid
Transcribeer.nl gebruikt uitsluitend een functionele sessie-cookie:
| Cookie | Doel | Type | Duur | Attributen |
|---|---|---|---|---|
tr_session | Ingelogd blijven | Functioneel (sessie) | 30 dagen | HttpOnly, Secure, SameSite=Lax |
Wij plaatsen geen tracking cookies, geen analytics cookies en geen cookies van derden.
Op grond van de Telecommunicatiewet Art. 11.7a is deze cookie vrijgesteld van toestemmingsvereisten, omdat het een strikt noodzakelijke cookie betreft die vereist is voor het functioneren van de door de gebruiker gevraagde dienst.
Formele Privacyverklaring (Art. 13 AVG)
Identiteit verwerkingsverantwoordelijke
Transcribeer.nl is een dienst van Chef Data B.V., gevestigd te Amsterdam (KvK 96120924).
Contactgegevens voor privacy-gerelateerde zaken: matthijs@chefdata.nl
Categorieen persoonsgegevens
- Email-adres (account)
- Audio-opnamen van gesprekken
- Transcripten en samenvattingen
- IP-adres (server logs)
- Push tokens (mobiele app)
Doeleinden en rechtsgrond per verwerking
| Verwerking | Doel | Rechtsgrond |
|---|---|---|
| Account aanmaken | Toegang tot de dienst | Uitvoering overeenkomst (Art. 6.1.b AVG) |
| Transcriptie van audio | Kerndienst: omzetten spraak naar tekst | Uitvoering overeenkomst (Art. 6.1.b AVG) |
| Push notifications | Gebruiker informeren over verwerkingsstatus | Gerechtvaardigd belang (Art. 6.1.f AVG) |
| Email (magic link) | Authenticatie / inloggen | Uitvoering overeenkomst (Art. 6.1.b AVG) |
Bewaartermijnen
- Audio-opnamen: maximaal 30 dagen na goedkeuring notulen
- Transcripten en samenvattingen: zolang het account actief is
- Sessie-cookies: 30 dagen
- Server logs (IP-adres): 7 dagen
Rechten van betrokkenen
Op grond van de AVG heeft u de volgende rechten:
- Inzage (Art. 15) — opvragen welke gegevens wij verwerken
- Rectificatie (Art. 16) — onjuiste gegevens laten corrigeren
- Verwijdering (Art. 17) — gegevens laten wissen
- Beperking (Art. 18) — verwerking tijdelijk beperken
- Overdraagbaarheid (Art. 20) — gegevens in machine-leesbaar formaat ontvangen
- Bezwaar (Art. 21) — bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang
U kunt uw rechten uitoefenen via matthijs@chefdata.nl. Wij reageren binnen 30 dagen.
Klachtrecht
U heeft het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens: autoriteitpersoonsgegevens.nl
Geautomatiseerde besluitvorming
Transcribeer.nl maakt geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming of profilering in de zin van Art. 22 AVG. De AI-samenvatting is een hulpmiddel; de gebruiker beoordeelt en bewerkt het resultaat zelf.
Doorgifte buiten de EER
Audio-opnamen en transcripten worden uitsluitend verwerkt binnen de Europese Economische Ruimte (Cloudflare EU region, Hetzner Duitsland). Voor push notifications (Expo) en transactionele email (Resend) worden beperkte gegevens (push token, notificatie-titel, email-adres) verwerkt in de VS op basis van EU Standard Contractual Clauses (SCC's).
DPIA-ready: klaar voor beoordeling
Verwerkersovereenkomst
Standaard beschikbaar bij het Business-plan. Conform art. 28 AVG, inclusief sub-processorlijst en beveiligingsmaatregelen.
DPIA-template
Kant-en-klaar sjabloon voor uw Data Protection Impact Assessment. Inclusief risicobeoordeling en technische maatregelen.
Architectuurdocumentatie
Volledige technische beschrijving van de dataflow, encryptie, serverlocatie en toegangscontrole. Voor InfoSec-beoordeling.
Security document
Technisch beveiligingsdocument met TLS 1.3, encryptie at rest, netwerk-isolatie en audit logging. Beoordeel het in 30 minuten.
Verdieping en vergelijking
Technisch beveiligingsdocument
Alles voor uw CISO, DPO of IT-afdeling. Architectuur, sub-processors, DPIA-template.
Verwerkersovereenkomst
Standaard DPA conform de AVG. Direct beschikbaar voor uw organisatie.
Waarom privacy ertoe doet
Over AVG, Schrems II en de risico's van VS-gebaseerde transcriptiediensten.
Klaar om uw IT-afdeling te overtuigen?
Start met 2 uur gratis transcriptie. Geen creditcard nodig. Of neem contact op voor het InfoSec-ready pakket.