Verwerkersovereenkomst

1. Partijen

Deze verwerkersovereenkomst is van toepassing tussen:

• Verwerkingsverantwoordelijke: de Gebruiker (hierna: "Verantwoordelijke") die een account heeft bij Transcribeer.nl en audio-opnamen van vergaderingen laat verwerken.
• Verwerker: Chef Data B.V., gevestigd te Amsterdam (KvK 96120924), handelend onder de naam Transcribeer.nl (hierna: "Verwerker").

2. Definities

Termen in deze overeenkomst hebben de betekenis die daaraan is gegeven in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU) 2016/679 (AVG), tenzij hieronder anders gedefinieerd.

• Persoonsgegevens: alle gegevens die direct of indirect herleidbaar zijn tot een natuurlijk persoon, waaronder audio-opnamen, transcripten, email-adressen en IP-adressen.
• Verwerking: elke bewerking van Persoonsgegevens, waaronder opslaan, transcriberen, samenvatten en verwijderen.
• Dienst: de transcriptiedienst zoals aangeboden via transcribeer.nl.
• Sub-verwerker: een derde partij die door de Verwerker wordt ingeschakeld voor een deel van de verwerking.

3. Onderwerp en duur van de verwerking

Deze verwerkersovereenkomst heeft betrekking op de verwerking van persoonsgegevens door de Verwerker ten behoeve van de Verantwoordelijke in het kader van de Dienst.

De duur van de verwerking is gelijk aan de looptijd van het account van de Verantwoordelijke bij Transcribeer.nl. Na beeinding van het account worden persoonsgegevens verwijderd conform het retentiebeleid (zie artikel 10).

4. Aard en doel van de verwerking

De verwerking betreft het:

• Ontvangen en tijdelijk opslaan van audio-opnamen van vergaderingen.
• Transcriberen van audio naar tekst met behulp van spraakherkenning (Whisper).
• Genereren van samenvattingen en actiepunten met behulp van lokale AI (Ollama/Llama).
• Opslaan en beschikbaar stellen van transcripten en samenvattingen aan de Verantwoordelijke.
• Verzenden van transactionele emails en push notifications.

5. Soort persoonsgegevens

De volgende categorieen persoonsgegevens worden verwerkt:

• Audio-opnamen van gesprekken (bevatten stemmen en mogelijk namen, functies en andere persoonlijke informatie van deelnemers).
• Transcripten (tekstuele weergave van audio, bevat mogelijk persoonsgegevens van gespreksdeelnemers).
• Samenvattingen en actiepunten (afgeleide tekst).
• Email-adres van de accounthouder.
• IP-adres (server logs).
• Push tokens (mobiele app).

6. Categorieen van betrokkenen

• Accounthouder: de gebruiker die het account beheert en audio uploadt.
• Gespreksdeelnemers: personen wiens stemmen en uitspraken zijn vastgelegd in de audio-opnamen.

7. Verplichtingen van de Verwerker

7.1 Verwerking alleen op instructie

De Verwerker verwerkt persoonsgegevens uitsluitend op basis van schriftelijke instructies van de Verantwoordelijke, waaronder de instructies in deze overeenkomst en de Algemene Voorwaarden. De Verwerker informeert de Verantwoordelijke indien een instructie naar zijn mening in strijd is met de AVG of andere toepasselijke wetgeving.

7.2 Geheimhouding

Personen die in dienst zijn van of werkzaam zijn voor de Verwerker en toegang hebben tot persoonsgegevens, zijn gebonden aan geheimhouding.

7.3 Beveiligingsmaatregelen

De Verwerker treft passende technische en organisatorische maatregelen ter beveiliging van persoonsgegevens, waaronder:

• Versleutelde datatransmissie via TLS 1.3.
• Versleutelde opslag (AES-256 at rest).
• Audio-verwerking op eigen servers (geen gedeelde cloud-infrastructuur voor AI).
• Whisper en Ollama draaien lokaal op een dedicated server in Duitsland (Hetzner).
• Toegangsbeveiliging via magic link authenticatie (geen wachtwoorden).
• Automatische verwijdering van audio na verwerking op de transcriptieserver.

7.4 Sub-verwerkers

De Verwerker maakt gebruik van de volgende sub-verwerkers. De Verantwoordelijke verleent hierbij toestemming voor het inschakelen van deze sub-verwerkers:

Sub-verwerker	Functie	Locatie	Gegevens
Cloudflare, Inc.	CDN, Workers, R2 opslag	EU (West-Europa)	Versleutelde audio (tijdelijk), API requests
Hetzner Online GmbH	VPS hosting (transcriptie + AI)	Duitsland	Audio (tijdelijk), tekst
Expo, Inc.	Push notifications	VS	Push token, notificatie-titel
Resend, Inc.	Transactionele email	VS	Email-adres

De Verwerker informeert de Verantwoordelijke minimaal 30 dagen van tevoren over voorgenomen wijzigingen in sub-verwerkers. De Verantwoordelijke kan bezwaar maken tegen een nieuwe sub-verwerker. Indien het bezwaar niet kan worden opgelost, heeft de Verantwoordelijke het recht de overeenkomst te beeindigen.

7.5 Bijstand bij rechten van betrokkenen

De Verwerker verleent medewerking aan de Verantwoordelijke bij het afhandelen van verzoeken van betrokkenen op grond van de artikelen 15 tot en met 22 AVG, voor zover dit technisch mogelijk is via de Dienst (export, rectificatie, verwijdering).

7.6 Melding datalekken

De Verwerker meldt een datalek aan de Verantwoordelijke zonder onredelijke vertraging en uiterlijk binnen 72 uur na ontdekking. De melding bevat ten minste:

• De aard van het datalek.
• De categorieen en het geschatte aantal betrokkenen.
• De waarschijnlijke gevolgen.
• De maatregelen die zijn genomen of worden voorgesteld om het datalek te verhelpen.

7.7 Verwijdering na beeinding

Na beeinding van de overeenkomst verwijdert de Verwerker alle persoonsgegevens binnen 30 dagen, tenzij een wettelijke bewaarplicht van toepassing is. Op verzoek van de Verantwoordelijke kan voorafgaand aan verwijdering een export worden aangeboden.

8. Audit

De Verantwoordelijke heeft het recht audits uit te voeren of te laten uitvoeren om de naleving van deze verwerkersovereenkomst te controleren. De Verwerker verleent hieraan medewerking. Audits worden uitgevoerd met redelijke vooraankondiging (minimaal 14 dagen) en tijdens reguliere werktijden. De kosten van de audit zijn voor rekening van de Verantwoordelijke, tenzij de audit een tekortkoming van de Verwerker aan het licht brengt.

9. Aansprakelijkheid

Partijen zijn ieder aansprakelijk voor schade die voortvloeit uit verwerking die in strijd is met de AVG, voor het deel waarvoor zij verantwoordelijk zijn. De aansprakelijkheid van de Verwerker is beperkt conform de Algemene Voorwaarden van Transcribeer.nl.

10. Looptijd

Deze verwerkersovereenkomst treedt in werking bij aanmaak van het account en loopt gelijk met de duur van het gebruik van de Dienst. De bepalingen inzake geheimhouding en verwijdering blijven ook na beeinding van kracht.

11. Toepasselijk recht

Op deze verwerkersovereenkomst is Nederlands recht van toepassing. Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter te Amsterdam.

12. Contact

Voor vragen over deze verwerkersovereenkomst:

Chef Data B.V.
Amsterdam
privacy@transcribeer.nl